Datenschutzerklärung

Stand: 08.09.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

SmartFlow Consulting GmbH, Leopold-Werndl-Straße 25/9b, 4400 Steyr, Österreich

FN 633291k, Landesgericht Steyr

E-Mail: office@smartflow.consulting · Telefon: +43 720 100 359

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Für alle Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an office@smartflow.consulting.

2. Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, Datenschutzgesetz, TKG 2021). Nachstehend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung im Zusammenhang mit unserer Website und unseren Leistungen.

3. Aufruf der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Daten in Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browsertyp und Betriebssystem.

Zweck: technisch fehlerfreie Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Systeme sowie die Aufklärung missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

Speicherdauer: [PLATZHALTER: z. B. 30 Tage], danach Löschung oder Anonymisierung.

Die Website wird gehostet durch [PLATZHALTER: Anbieter, Anschrift, Standort des Rechenzentrums]. Der Anbieter verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter für uns auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Website verwendet Cookies, also kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich, etwa für Sitzungsverwaltung, Sicherheit und Spracheinstellungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 165 Abs. 3 TKG 2021; eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Alle darüber hinausgehenden Cookies und Dienste setzen wir ausschließlich nach Ihrer Einwilligung über unseren Cookie-Hinweis ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis ändern oder die Cookies in Ihrem Browser löschen. Nähere Angaben finden Sie in unseren Cookie-Richtlinien.

Unabhängig davon können Sie Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert, Cookies nur im Einzelfall erlaubt, generell ablehnt oder beim Schließen automatisch löscht. Bei deaktivierten Cookies kann die Funktionalität der Website eingeschränkt sein.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie per E-Mail, Telefon oder über ein Formular Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für Anschlussfragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung Ihrer Anfrage. Führt die Anfrage zu einem Geschäftsfall, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach UGB und BAO (in der Regel sieben Jahre).

6. Kundenverwaltung, Vertragsabwicklung und Rechnungslegung

Zur Anbahnung, Erfüllung und Abrechnung von Verträgen verarbeiten wir Stamm- und Kontaktdaten, Vertrags-, Leistungs- und Zahlungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (unternehmens- und steuerrechtliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten).

Empfänger: Steuerberatung, Bank und Zahlungsdienstleister, IT-Dienstleister sowie beauftragte Subunternehmer, jeweils im erforderlichen Ausmaß.

Speicherdauer: Dauer der Geschäftsbeziehung zuzüglich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel sieben Jahre).

7. Unsere Produkte SmartFlight und SmartWaste

Unsere Produkte werden über eigene Websites und Anwendungen bereitgestellt. Für deren Nutzung, insbesondere für Benutzerkonten und die dort verarbeiteten Inhaltsdaten, gelten gesonderte Datenschutzerklärungen:

SmartFlight (Aviation ERP): smartflight.aero/datenschutz

SmartFlight FlyShare: fly.smartflight.aero/datenschutz

Setzt ein Unternehmen, ein Verein oder eine vergleichbare Organisation eines unserer Produkte ein, ist diese Organisation für die dort verarbeiteten personenbezogenen Daten datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir werden insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO tätig. Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren richten Sie in diesem Fall bitte an die jeweilige Organisation.

8. Newsletter

Sie können über unsere Website unseren Newsletter abonnieren. Dafür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Einwilligung. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 174 TKG 2021. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder Aussendung oder per E-Mail an office@smartflow.consulting abbestellen; damit widerrufen Sie zugleich Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

9. Empfänger, Auftragsverarbeiter und Drittländer

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter, insbesondere in den Bereichen Hosting und Infrastruktur, Kommunikation und Support, Zahlungsabwicklung sowie Steuerberatung, sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden. [PLATZHALTER: Liste der eingesetzten Auftragsverarbeiter mit Zweck ergänzen.]

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt oder geeignete Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln, vereinbart sind.

10. Datensicherheit

Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten zu schützen, insbesondere verschlüsselte Übertragung über TLS, Zugriffs- und Rollenkonzepte, regelmäßige Datensicherungen sowie die Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) zu. Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, haben Sie zudem ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO, wenn Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an office@smartflow.consulting.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, Telefon +43 1 52 152-0, E-Mail dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn Änderungen unserer Leistungen, unserer Website oder der Rechtslage dies erfordern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.